Hoe start u een vennootschapsaudit

In de dynamische wereld van het Belgische ondernemerschap, vooral voor onze gewaardeerde KMO’s, is het beheren van een vennootschap een complexe taak. Regelgeving evolueert, de markt verandert en uw bedrijf groeit. Te midden van al deze uitdagingen staat één term vaak synoniem voor zekerheid, transparantie en strategische helderheid: de vennootschapsaudit. Velen zien het wellicht als een loutere verplichting, maar een goed uitgevoerde audit is veel meer dan dat. Het is een cruciaal instrument voor risicobeheer, efficiëntieverbetering en het versterken van het vertrouwen bij stakeholders. Begrijpen hoe u een audit effectief kunt starten, kan u niet alleen kostbare tijd en middelen besparen, maar ook uw onderneming sterker en veerkrachtiger maken voor de toekomst.

Wat houdt een vennootschapsaudit in en waarom is het belangrijk voor KMO’s?

Een vennootschapsaudit is een onafhankelijk onderzoek van de jaarrekening van uw bedrijf door een erkende bedrijfsrevisor. Het doel is om te bevestigen dat uw financiële overzichten een getrouw beeld geven van de financiële positie en de resultaten van uw onderneming, en dat ze zijn opgesteld in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en boekhoudprincipes. Voor KMO’s, die vaak met beperkte middelen opereren, biedt een audit verschillende voordelen:

• Verhoogde Betrouwbaarheid: Een geauditeerde jaarrekening geniet een hogere geloofwaardigheid bij banken, investeerders, leveranciers en klanten.
• Risicodetectie: Auditoren kunnen interne controles en processen evalueren, wat helpt bij het identificeren van zwakke punten en potentiële fraude.
• Operationele Efficiëntie: De aanbevelingen van een auditor kunnen leiden tot verbeterde financiële processen en operationele efficiëntie.
• Naleving: Het zorgt ervoor dat uw onderneming voldoet aan de complexe Belgische wetgeving.

Wanneer is een vennootschapsaudit verplicht in België?

De verplichting tot een vennootschapsaudit, en daarmee de aanstelling van een of meerdere commissarissen (bedrijfsrevisoren), hangt in België af van de grootte van uw vennootschap. De criteria zijn vastgelegd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Een vennootschap wordt als “groot” beschouwd en is verplicht een commissaris te benoemen, indien zij op balansdatum van de laatste twee boekjaren twee van de volgende drie criteria overschrijdt:

• Jaargemiddelde aantal werknemers: 50 FTE
• Jaaromzet (exclusief btw): 9.000.000 euro
• Balans totaal: 4.500.000 euro

Voor KMO’s geldt vaak dat zij onder deze drempels blijven en dus niet wettelijk verplicht zijn tot een audit. Dit betekent echter niet dat een audit voor u minder waardevol zou zijn.

Vrijwillige audit: Een strategische keuze voor KMO’s

Zelfs als uw KMO niet verplicht is, kan een vrijwillige vennootschapsaudit een slimme strategische zet zijn. Waarom zou u dit overwegen?

• Investeerders aantrekken: Potentiële investeerders en durfkapitalisten zullen eerder geneigd zijn te investeren in een bedrijf met een transparante en geauditeerde financiële administratie.
• Verkoop van uw bedrijf: Bij de verkoop van uw onderneming geeft een audit potentiële kopers meer vertrouwen in de gepresenteerde cijfers en kan het de waardering positief beïnvloeden.
• Interne controle verbeteren: Een externe blik helpt bij het opsporen van inefficiënties of zwakke plekken in uw interne processen voordat deze problemen worden.
• Toegang tot financiering: Banken kunnen gunstigere voorwaarden bieden voor leningen aan bedrijven met geauditeerde cijfers.

Hoe bereidt u uw KMO voor op een vennootschapsaudit?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Het zorgt voor een soepeler auditproces en minimaliseert verstoringen van uw dagelijkse bedrijfsvoering.

Stap 1: Organiseer uw documentatie

De auditor zal een breed scala aan documenten en informatie nodig hebben. Begin ruim op tijd met het verzamelen en ordenen van de volgende zaken:

• Financiële overzichten: Jaarrekeningen, balansen, winst- en verliesrekeningen, kasstroomoverzichten van de afgelopen jaren.
• Boekhoudkundige gegevens: Grootboekrekeningen, journaalposten, bankafschriften, verkoopfacturen, aankoopfacturen, loonstaten.
• Juridische documenten: Statuten, notulen van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen, belangrijke contracten (leningen, huur, leveranciers, klanten), eigendomsakten.
• Interne controles: Documentatie over uw interne controleprocedures, zoals richtlijnen voor goedkeuringen, voorraadbeheer, creditmanagement.
• Fiscale documenten: Fiscale aangiften en relevante correspondentie met de belastingdienst.

Zorg voor een duidelijke, logische mappenstructuur, zowel digitaal als fysiek indien van toepassing.

Stap 2: Communiceer intern en wijs een contactpersoon aan

Informeer uw team over de aanstaande audit en de redenen hiervoor. Wijs één of twee contactpersonen aan die als centraal aanspreekpunt voor de auditor fungeren. Dit stroomlijnt de communicatie en voorkomt dat de auditor onnodig veel collega’s benadert.

Stap 3: Voer een interne check uit

Probeer, indien mogelijk, zelf een pre-audit uit te voeren. Controleer de consistentie van uw cijfers, zoek naar afwijkingen en zorg ervoor dat alle posten correct zijn geboekt. Dit kan u helpen proactief problemen te identificeren en op te lossen voordat de externe auditor arriveert.

Stap 4: Kies de juiste auditor (indien vrijwillig)

Bij een verplichte audit wordt de commissaris benoemd door de algemene vergadering. Bij een vrijwillige audit heeft u de keuze. Zoek een bedrijfsrevisor die ervaring heeft met KMO’s in uw sector. Een goede auditor is niet alleen een controleur, maar ook een strategische partner die waardevolle inzichten kan bieden.

De audit zelf: Verwachtingen en aanpak

Tijdens de audit zal de auditor uw documentatie controleren, interviews afnemen met sleutelfiguren binnen uw bedrijf en, afhankelijk van de aard van uw activiteiten, fysieke controles uitvoeren (bv. van voorraden). Wees open en transparant. Vragen stellen is hun werk; eerlijke en volledige antwoorden zijn cruciaal.

De resultaten van de audit worden vastgelegd in een auditrapport. Dit rapport bevat de bevindingen van de auditor en, indien van toepassing, aanbevelingen voor verbetering. Beschouw deze aanbevelingen als kansen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren en uw vennootschap nog sterker te maken.

Het starten van een vennootschapsaudit, of deze nu verplicht is of een weloverwogen keuze, is een belangrijke stap in het waarborgen van de financiële gezondheid en de betrouwbaarheid van uw KMO. Een grondige voorbereiding en een open houding zullen het proces niet alleen efficiënter maken, maar ook de meest waardevolle inzichten opleveren. Om dit proces gestroomlijnd en effectief te laten verlopen, en om zeker te zijn dat uw onderneming aan alle wettelijke verplichtingen voldoet en optimaal profiteert van de audit, is deskundig advies van onschatbare waarde. Richt een intern dossier op en raadpleeg een jurist.